Tietosuojailmoitus

Tässä tietosuojailmoituksessa (jäljempänä ”ilmoitus”) kerrotaan, miten Ignitis Suomi Oy, oikeushenkilötunnus 3202810-4, toimipaikan osoite Firdonkatu 2, Workery West,00520 Helsinki, Suomi (jäljempänä ”yritys”) käsittelee henkilötietoja.

Ilmoituksen lausekkeet koskevat seuraavanlaisia luonnollisia henkilöitä, joiden henkilötietoja yritys käsittelee:

1. asiakkaat, jotka käyttävät, ovat käyttäneet tai ovat ilmaisseet haluavansa käyttää yrityksen tarjoamia palveluja tai joita palvelut muutoin koskevat (jäljempänä ”asiakas”);
2. henkilöt, jotka kääntyvät yrityksen puoleen lähettämällä hakemuksensa tai pyyntönsä suoraan tai etäviestinnän välityksellä, mukaan lukien puhelimitse, sähköpostitse jne.;
3. henkilöt, jotka käyvät yrityksen verkkosivulla jne.

Tämä ilmoitus sisältää yleisiä lausekkeita. Lisätietoja yrityksen suorittamasta tietojen käsittelystä saatetaan antaa yrityksen sopimuksissa, muissa asiakirjoissa, verkkosivustolla www.ignitis.fi tai etäasiakaspalvelukanavilla (puhelin, sähköposti jne.)

Yritys julkaisee tämän ilmoituksen mahdolliset muutokset verkkosivustollaan. Joissakin tapauksissa yritys voi ilmoittaa muutoksista suoraan henkilöille postitse, sähköpostitse tai muilla tavoilla (esimerkiksi lehdistöjulkaisulla).

Määritelmät

Tässä ilmoituksessa käytettyjen termien ja lyhenteiden merkitys kerrotaan seuraavassa:

• ”Henkilötiedot” tarkoittavat kaikenlaista tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistamattomaan luonnolliseen henkilöön (esim. etunimi, sukunimi, yhteystiedot jne.).
• ”Luonnollinen henkilö” (rekisteröity) – henkilö, jonka tietoja käsitellään (esimerkiksi yrityksen toimittajat tai asiakkaiden edustajat, henkilöt, jotka ottavat yhteyttä yritykseen lähettääkseen hakemuksia tai esittääkseen pyyntöjä, yrityksen verkkosivuston käyttäjät jne.).
• ”Tietojen käsittely” tarkoittaa henkilötiedoilla tehtäviä toimia (esim. tallennus, säilytys, pääsyn myöntäminen, siirtäminen jne.).
• ”Palvelut” tarkoittavat kaikkia yrityksen toimittamia tavaroita ja palveluja.

Muiden tässä ilmoituksessa käytettyjen termien merkitys vastaa henkilötietojen suojausta koskevien lakiasetusten määritelmiä (kuten yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yritys käsittelee henkilötietoja vain tietyissä erityistapauksissa lakiasetuksissa esitettyjen oikeusperusteiden mukaan eli silloin, kun tietojen käsittely on välttämätöntä henkilön kanssa solmitun sopimuksen päättämiseksi ja/tai täytäntöönpanemiseksi, kun henkilö on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistarkoitusta varten tai kun yrityksen tulee käsitellä henkilötietoja noudattaakseen säädösten vaatimuksia tai kun henkilötietoja tulee käsitellä yrityksen oikeutetun edun vuoksi.

Tärkeimmät tarkoitukset, joiden saavuttamiseksi yritys käsittelee henkilötietoja:

• Säädösten mukaisten energiantoimittajan toimintojen toteuttaminen. Yritys käsittelee henkilötietojaan suorittaessaan toimiaan ja velvollisuuksiaan ja harjoittaessaan säädösten mukaisia oikeuksiaan energiantoimittajana.
• Palvelujen tarjoaminen ja sopimusten päättäminen ja täytäntöönpano. Yritys käsittelee henkilötietoja taatakseen asiakkaiden kanssa solmittavien sopimusten oikeaoppisen päättämisen ja täytäntöönpanon, tarjotakseen palveluja ja toimittaakseen tavaroita asiakkaille sopimusten mukaisesti, mukaan lukien asianmukainen ilmoitus asiakkaalle tavaroita, palveluja ja sopimusta koskevista ongelmista sopimuksen tai säädösten vaatimusten perusteella.
• Kaupallisten tarjousten laatiminen. Yritys käsittelee henkilötietoja antaakseen asiakkaalle kaupallisen tarjouksen palveluista, joita asiakas haluaa hankkia.
• Sopimusten hallinnointi. Yritys käsittelee annettuja palveluja koskeviin sopimuksiin liittyviä henkilötietoja sopimuksen ja säädösten vaatimusten mukaisesti.
• Velkojen hallinnointi. Velan tapauksessa yritys käsittelee velkaan liittyviä henkilötietoja ja ryhtyy perintätoimiin säädösten ja oikeutetun edun vaatimusten mukaisesti.
• Kyselyjen käsittely. Yritys käsittelee henkilötietoja harkitessaan esitettyjä kysymyksiä ja valituksia ja ratkaistessaan niitä sopimuksen, suostumuksen tai säädösten vaatimusten mukaisesti.
• Luottoriskien arviointi.  Ennen sopimuksen solmimista asiakkaan (luonnollisen henkilön) kanssa tai sopimussuhteen aikana, asiakkaan suostumuksen saatuaan, yritys saattaa käsitellä henkilötietoja arvioidakseen luottoriskin ja määrittääkseen, mitä palveluja voidaan tarjota asiakkaalle ja millä ehdoilla. 
• Suoramarkkinointi. Yritys saattaa käsitellä henkilötietoja antaakseen tarjouksia ja uutisia tarjotuista palveluista ja tietoa meneillään olevista tapahtumista henkilökohtaisen suostumuksen nojalla.
• Henkilöiden ja tilojen turvallisuus. Työntekijöidensä, asiakkaiden ja muiden henkilöiden, jotka tulevat valvontakameroiden näkökenttään, sekä varojensa ja tilojensa turvallisuuden varmistamiseksi yritys saattaa käyttää valvontakameroita säädösten tai oikeutetun edun vaatimusten perusteella.
• Henkilökunnan rekrytointi. Kun henkilö hakee työpaikkaa yrityksessä, yritys vastaanottaa suuren määrän henkilötietoja, käsittelee niitä ja säilyttää ne valinnan tekemiseksi ja oikeudellisia vaatimuksia varten.
• Muut tarkoitukset. Yritys saattaa lisäksi käsitellä henkilötietoja muihin tarkoituksiin, jos se on saanut henkilön suostumuksen: sen tulee käsitellä henkilötietoja täyttääkseen säädösten vaatimukset tai sillä on oikeus käsitellä tietoja oikeutettua etua varten.

Kaikissa yllä mainituissa tapauksissa yritys käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen vastaavien selvästi määritettyjen oikeutettujen etujen saavuttamiseksi henkilötietojen suojausvaatimusten mukaisesti.

Käsiteltyjen henkilötietojen ala (luokat)

Seuraavassa on annettu niiden henkilö- ja muiden tietojen pääluokat, joita yritys käsittelee edellä annetuista syistä ja edellä mainittujen oikeusperusteiden nojalla:

• Henkilöllisyystiedot: nimi, sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika jne.
• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.
• Tiedot, jotka liittyvät palvejen tarjoamiseen sekä solmittujen sopimusten täytäntöönpanoon ja päättämiseen: tiedot tarjotuista palveluista, sopimustiedot, tilaus- ja kulutustiedot, tiedot, jotka on saatu yritykseltä yhteistyössä henkilöiden kanssa suoraan tai etäviestinnän (puhelimen, sähköpostin) jne. välityksellä.
• Maksutiedot: maksettavat summat, avoimet saatavat, maksuhistoria jne.
• Video- ja äänitallenteiden tiedot: videotiedot, jotka on tallennettu yrityksen tiloissa, puhelinkeskustelujen tallenteet, tallenteet kauppatapahtumista, joita on käyty puhelimitse tai muilla sähköisillä tavoilla jne.
• Työhakijoiden tiedot: tiedot hakijan Cv:stä, hakemuksista, saatekirjeistä ja sähköpostiviesteistä, jotka hakija on antanut.
• Evästetiedot: tiedot henkilön sijainnista (kaupunki), harrastuksista, käyttäytymisestä yrityksen verkkosivustolla, mielenkiinnonkohteista jne. 
• Muut tiedot, joita yritys käsittelee lakiasetuksissa määritettyjen oikeusperustojen nojalla.

Henkilötietojen vastaanottaminen

Yritys käsittelee henkilötietoja, jotka henkilöt ovat antaneet itse tai jotka yritys on saanut muista lähteistä, kuten julkisista tai yksityisistä rekistereistä (Digi- ja väestötietovirasto, Suomen Asiakastieto Oy ja muut rekisterinpitäjien rekisterit, joissa annetaan osoite, päivityksiä ja muita vastaavia palveluja), siinä määrin kuin on tarpeen sopimuksen, säädösten tai yrityksen oikeutettujen etujen mukaisesti.

Tietoja kerätään myös evästeillä ja vastaavilla tekniikoilla hyödyntäen menetelmiä asetusten sallimassa laajuudessa. Evästeiden käytöstä on kerrottu yrityksen evästekäytännössä.

Tietoja päivitetään lisäksi energia-alalla vallitsevien tiedonvaihtosääntöjen mukaan.

Henkilötietojen luovuttaminen

Yrityksellä on oikeus siirtää käsiteltyjä henkilötietoja seuraavien luokkien vastaanottajille säädösten vaatimusten mukaisesti:

• Energiajärjestelmän operaattorit. Yritys saattaa siirtää käsittelyssä olevia henkilötietoja (tunnistetietoja, yhteystietoja, jotka liittyvät palvelujen tarjoamiseen, ja muita tarpeellisia tietoja) energiantoimituksen takaamiseksi, kuljetetun kaasun laskemiseksi, vaurion määrittämiseksi ja korvaamiseksi, energiajärjestelmien luotettavuuden ja teknisen turvallisuuden varmistamiseksi, energioiden hallinnoimiseksi sekä muihin oikeutettuihin tarkoituksiin sovellettavien säädösten vaatimusten mukaisesti.
• Palveluntarjoajat. Yritys saattaa siirtää käsittelyssä olevia henkilötietoja kolmansille osapuolille, jotka toimivat yrityksen puolesta ja/tai yrityksen toimeksiannosta tarjoten tälle asiakaspalvelua, ohjelmiston ylläpitoa, suunnittelua, sopimustyötä, kirjanpitoa, kirjeenvaihdon toimitusta ja muita palveluja taatakseen yrityksen palvelujen oikeaoppisen tarjoamisen, hallinnoinnin ja kehityksen. Näissä tapauksissa yritys ryhtyy tarvittaviin toimiin varmistaakseen, että mukana olevat palveluntarjoajat (tietojen käsittelijät) käsittelevät annettuja henkilötietoja vain niihin tarkoituksiin, joita varten ne on annettu, ja takaavat oikeaoppiset tekniset ja organisatoriset suojakeinot yrityksen ohjeiden ja voimassa olevien säädösten vaatimusten mukaan.
• Viranomaistahot ja hoitolaitokset. Yritykset saattavat antaa käsiteltyjä henkilötietoja julkisille viranomaisille tai lainvalvontaviranomaisulle ja valvontaviranomaisille, kun tämä on pakollista voimassa olevien lakiasetusten mukaan tai tarjoituksena varmistaa yrityksen oikeudet tai yrityksen asiakkaiden, työntekijöiden ja omaisuuden turvallisuus. 
• Velan hallinnointiyritykset. Jos asiakas ei maksa asianmukaisesti ja ajoissa maksuja sopimuksen mukaisesti, yrityksella on oikeus – ilmoitettuaan asiakkaalle ennakkoon – antaa asiakkaan henkilötiedot rekisterinpitäjille, jotka käsittelevät velkojien, velkojen hallinnoinnin ja perintäyritysten, tuomioistuinten, notaarien ja ulosottajien konsolidoituja tietoja.
• Muut kolmannet osapuolet. Yritys saattaa antaa henkilötietoja muille vastaanottajille säädöksissä määritellyistä oikeutetuista syistä.

Tietojen varastointi

Yritys käsittelee henkilötietoja vain niin kauan kuin tarpeen osoitettuja tietojen käsittelytarkoituksia varten tai mitä sovellettavissa säädöksissä kerrotaan, jos niissä on määritetty pidempi tietojen säilytysaika.

Tietojen säilytysajan määrittämiseksi yritys käyttää kriteerejä jotka vastaavat säädösten velvoitteita ottaen huomioon esimerkiksi henkilön oikeuden määrittää kyseinen tietojen säilytysaika, jonka aikana sopimuksen täytäntöönpanoon liittyviä vaatimuksia (jos on), voidaan esittää jne.

Sovellettavat suojatoimet

Yritys takaa henkilötietojen salassapidon säädösten vaatimusten mukaan ja ottamalla käyttöön soveltuvia teknisiä ja organisatorisia keinoja, joiden avulla henkilötietoja suojataan laittomalta pääsyltä, luovutukselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muutoksilta tai tuhoutumiselta tai muilta laittomilta käsittelyiltä.

Henkilöiden oikeudet

Henkilö, joka ottaa yhteyttä yritykseen oikaistaakseen tietoja ja jonka henkilöllisyyden yritys on varmistanut, on oikeutettu seuraaviin toimiin:

1. päästä käsiksi omiin henkilötietoihinsa, joita yritys käsittelee;
2. korjata virheellisiä, puutteellisia ja epätarkkoja henkilötietojaan;
3. pyytää henkilötietojen tuhoamista tai henkilötietojen käsittelyn keskeyttämistä, poikkeuksena säilytys, jos se tapahtuu sovellettavien säädösten vaatimusten vastaisesti;
4. saada henkilötietonsa, jotka hän on antanut, jäsennellyssä, yleisesti käytössä olevassa ja koneella luettavassa muodossa;
5. pyytää yrityksen käsittelemien henkilötietojen poistoa, mikäli henkilötietojen käsittely tapahtuu sovellettavien säädösten vastaisesti tai mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot kerätään tai muutoin käsitellään;
6. rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä sovellettavien säädösten mukaisesti esimerkiksi aikana, jolloin yritys arvioi, onko henkilöllä oikeutta pyytää tietojensa poistamista;
7. olla eri mieltä henkilötietojen käsittelystä ja/tai siinä tapauksessa, että henkilötietoja käsitellään suostumuksella, perua henkilötietojen käsittelyn suostumus ilman, että tämä vaikuttaisi henkilötietojen käsittelyn suostumukseen ennen suostumuksen perumisen voimaantuloa. Henkilöt voivat pyytää tätä ilmoitusta tai henkilötietojen käsittelyä yritykseltä kirjoittamalla sähköpostiosoitteeseen [email protected], kirjoittamalla osoitteeseen:
   Ignitis Suomi Oy
   Firdonkatu 2, Workery West, 6th floor 
   00520 Helsinki, Suomi
   Jos yrityksen tekemään henkilötietojen käsittelyä ja/tai henkilön oikeuksia koskevia ongelmia ei ratkaista, henkilöllä on lisäksi oikeus tehdä pyyntö tai valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.
   Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
   Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
   Postiosoite: P.O. Box 800, 00531 Helsinki
   Vaihde: +358 (0)29 566 6700
   Sähköpostiosoite: [email protected]

Henkilöiden velvollisuudet

Antamalla henkilötietonsa yritykselle henkilöt todistavat, että he ovat tutustuneet asianmukaisesti tässä ilmoituksessa annettuihin henkilötietojen käsittelyä koskeviin ehtoihin, he eivät vastusta yrityksen tekemää tässä ilmoituksessa mainittujen henkilötietojen käsittelyä, he eivät vastusta yrityksen tekemää henkilöiden antamien henkilötietojen käsittelyä ja että henkilöiden antamat tiedot ovat tarkkoja ja oikeellisia ja että yritys ei ole vastuussa ylimääräisten tietojen antamisesta ja käsittelystä, mikäli henkilö on antanut kyseisiä tietoja yritykselle huolimattomuuttaan.

Henkilö sitoutuu ilmoittamaan yritykselle kaikista annettuja tietoja tai muita asiaankuuluvia tietoja koskevista muutoksista.